Un Centro de Excelencia (CoE) es un componente vital de cualquier organización que quiera realizar la transformación digital en su negocio.

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Gartner describe los CoE efectivos como “concentrar la experiencia y los recursos existentes en una disciplina o capacidad para lograr y mantener un rendimiento y valor de clase mundial”. 

En el contexto de la gestión y automatización de procesos, concentrar estos conocimientos y recursos en un Marco de Centro de Excelencia significa que cuando se amplía la producción, se pueden lograr economías de escala, con un menor tiempo de respuesta para generar flujos de trabajo adicionales y menores costos de producción.  

Un cliente de Bizagi, un fabricante global de bienes de consumo, presentó los siguientes seis pasos en la conferencia global de Bizagi, Catalyst 19. Compartieron cómo crearon su propio Centro de Excelencia, denominado internamente como su “Fábrica de procesos”, de acuerdo con sus raíces de fabricación. 

Desde la definición de principios de diseño claros, hasta cómo mejorar continuamente los procesos, aquí hay seis pasos para ayudarlo a establecer su propio CoE. 

PASO 1:  Definir Principios de Diseño Claros y Mejores Prácticas

Para que su solución sea adaptable a los cambios comerciales y resistente a cualquier problema que pueda surgir, como interrupciones de la plataforma y problemas de seguridad, debe definir reglas claras sobre cómo crear soluciones. 

Cada paso de sus procesos debe tener registro, trazabilidad y soporte de la solución a largo plazo. Esto ayuda a incorporar la trazabilidad, la adaptabilidad y la capacidad de recuperación en sus proyectos y lo pone en marcha con el pie derecho con la promesa de longevidad en su enfoque. Por lo tanto, no tiene que reinventar la rueda cada vez y ofrecerá una respuesta más rápida de sus procesos. 

PASO 2:  Forme un equipo fuerte con la actitud correcta. 

Un factor crítico de éxito es tener un equipo que adopte la innovación No pueden innovar si tienen miedo al riesgo. Puedes entrenar a cualquiera para usar la tecnología. Sin embargo, es importante tener un apetito natural para la innovación y una disposición a asumir riesgos calculados. 

Esto requiere la capacidad de fallar rápidamente. Por lo tanto, todos los miembros del equipo deben sentirse cómodos asumiendo riesgos y, posteriormente, compartir y aprender de sus errores. Al fallar rápidamente, su equipo puede trabajar de manera ágil para brindar una mejora continua. La falla rápida puede ayudar a obtener resultados rápidos, lo que brinda integridad y energía al equipo, con un sentido de pertenencia en los éxitos compartidos.

PASO 3:  Construir un Arsenal de Componentes Reutilizables  

Un arsenal de componentes reutilizables puede brindar valor y velocidad a su organización. Un componente puede ser algo tan simple como una plantilla para un documento, o podría ser algo que los desarrolladores creen. Todo lo que está diseñado debe construirse para que pueda usarse en múltiples casos de uso. 

Por ejemplo, un flujo de trabajo de aprobación que demora dos meses en crearse puede configurarse para que alguien pueda elegir cuántos niveles de aprobadores tiene, quién realiza las aprobaciones en cada nivel, cómo se ve la ruta de rechazo, etc. Estas configuraciones significan que los flujos de trabajo de aprobación se pueden implementar en días o incluso horas en lugar de meses, por lo que realmente puede impulsar la agilidad. 

Esto ayudará a ahorrar dinero en tarifas de compilación porque no tiene que compilar flujos de trabajo varias veces, solo una vez con iteraciones configurables. También ofrece tiempos de respuesta más rápidos y resultados de mayor calidad, ya que está reutilizando elementos que ya han sido probados. 

PASO 4:  Establecer Ambientes Estables y Monitoreados

Es importante crear rutinas de monitoreo proactivo como parte de su CoE. El establecimiento de procesos repetidos de garantía de calidad y pruebas de plataforma significa que puede estar seguro de que cualquier cambio de producción se ha realizado siguiendo las mejores prácticas. 

Al trabajar con Bizagi, puede contratar al equipo de servicios profesionales de Bizagi para que Bizagi trabaje en conjunto con los sistemas de su organización. Ya sea que esté trabajando con una solución basada en la nube o local, esto proporciona una resolución más rápida de los problemas. 

PASO 5:  Mejora continua de procesos

Cree una metodología iterativa para garantizar que todo se haga de la manera correcta, en el momento correcto, con las personas adecuadas involucradas. Es aconsejable establecer un proceso de admisión, que incluye una evaluación de tres niveles para ayudar a identificar los elementos que son adecuados para la automatización en función de: 

1) Idoneidad: ¿el proceso es lo suficientemente maduro y estable como para automatizar? 

2) Complejidad: evaluar las integraciones y lenguajes involucrados y 

3) Valor comercial para evaluar cuáles serán los ahorros, ya sea un ahorro de tiempo o dinero.   

Junto a esto, también debe configurar procesos retrospectivos para el aprendizaje continuo. Al establecer un depósito de documentación para guardar todos los artefactos del equipo, los miembros del equipo pueden verificar la información y aprender a medida que avanzan. Esto ayudará a acelerar el tiempo de comercialización y mejorar la calidad. 

PASO 6:  Diseñar gestión ligera y consistente

Finalmente, debe diseñar un gobierno ligero y consistente para garantizar el cumplimiento y que las mejores prácticas se cumplan. Cree procesos de aprobación basados en excepciones haciendo que sus equipos de seguridad e infraestructura proporcionen listas de verificación de las áreas donde tendrían que ser consultados. Esto significa que estos equipos solo tienen que revisar aproximadamente cinco solicitudes cada mes, en lugar de 90. Solo después de que las cosas pasan por la puerta de gestión pueden entrar en el ciclo de sprint de planificar, probar, construir, implementar y luego hacer retrospectiva. Este paso final es una parte importante de la mejora continua que se discute en el paso 5. 

Esto ayuda a aumentar la eficiencia al involucrar a las personas adecuadas en el momento adecuado. También ayudará a mejorar la calidad y reducir la tasa de retrabajo ya que las comprobaciones aseguran que los procesos serán correctos la primera vez.

El éxito de un Centro de Excelencia en acción

El fabricante global de bienes de consumo utilizó estos principios para desplegar su propio Centro de Excelencia. Desde el lanzamiento, los costos para construir nuevos flujos de trabajo han disminuido en más del 70%. Los costos de ejecución se han reducido significativamente porque no han tenido que expandir su equipo de soporte en absoluto, a pesar de casi duplicar la cantidad de procesos. Pueden ver de manera proactiva lo que se envía a las personas para ayudarlas a ser más eficientes.

Junto con la reducción en los costos de construcción, los tiempos de entrega se redujeron al 50% gracias a un enfoque ágil y componentes reutilizables. Anticipan que la velocidad de entrega solo será más rápida a medida que se creen más componentes reutilizables. La reutilización también ha ahorrado mucho dinero: la organización ha rastreado la reducción de costos lograda a través de sus componentes reutilizables y ha ahorrado más de $ 800,000 en solo ocho meses, con los procesos generando millones de ahorros en general.  

La mayoría de estos procesos se han implementado en el departamento de marketing global para garantizar que todos los activos digitales estén disponibles para todos en todo el mundo, con los metadatos y la aprobación correctos, listos para su uso por cualquier persona que los necesite. Además, se están implementando procesos en finanzas para aprobaciones y desarrollo de nuevos productos para establecer si es rentable crear un nuevo producto.  La organización continúa experimentando una expansión significativa, con más de una solicitud de nuevos flujos de trabajo por mes. También están ampliando las capacidades al conectar Bizagi con su bus de servicio empresarial, de modo que cualquier aplicación pueda iniciar un flujo de trabajo.

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