La ley federal requiere que cada agencia del gobierno de los Estados Unidos. coordine e implemente un programa de ética, esto cubre muchas áreas, incluyendo informes anuales de divulgación financiera, capacitación en reglas de ética, junto con recomendaciones y asesoramiento sobre éstas.
Teniendo en cuenta la cantidad de normas y reglamentos de ética, así como la gran cantidad de empleados en cada agencia, su gestión puede ser engorrosa. Esto es especialmente cierto cuando los conjuntos de herramientas actuales que los respaldan, como correos electrónicos y hojas de cálculo, son arcaicos y difíciles de rastrear. El cumplimiento preciso y oportuno se vuelve crítico ya que cualquier caso de incumplimiento invita al escrutinio de la Oficina de Inspección General (OIG por sus siglas en ingles) y la Oficina de Responsabilidad del Gobierno (GAO por sus siglas en ingles)
Para reducir el riesgo, garantizar el cumplimiento y aumentar la eficiencia tanto para los empleados como para las oficinas de ética, las agencias gubernamentales están buscando formas de enfrentar los desafíos que presenta su gestión. Para esto, el uso de una plataforma inteligente de automatización de procesos ayuda de las siguientes maneras:
La automatización de los procesos de ética ayuda a que los informes personales de los empleados sean más fáciles y menos propensos a errores. Por ejemplo, la entrada de datos para divulgaciones financieras es una operación crítica, pero ingresar información manualmente a menudo introduce un alto margen de error. La automatización del proceso garantiza que los datos se ingresen a tiempo y con menos errores.
Para procesos como la capacitación en reglas de ética, a menudo hay múltiples pasos manuales que requieren indicaciones en persona. Al definir un conjunto de tareas que organizan y formalizan el proceso, los empleados pueden seguir una serie automatizada de eventos que es fácilmente repetible y garantiza el cumplimiento en línea con las revisiones anuales.
El uso de hojas de cálculo adjuntas a correos electrónicos para comunicarse puede parecer una manera fácil de compartir información, pero está plagado de problemas de cumplimiento. Este método tampoco deja un rastro de auditoría apropiada y notificable. Adoptar un enfoque automatizado significa que cuando llega el momento de auditar su trabajo, puede hacerlo con un solo clic. Todos los documentos se editan, comparten y administran a través de una plataforma de automatización inteligente, lo que garantiza que todo el trabajo se complete de acuerdo con las normas y reglamentos de ética.
Una plataforma auditable y centralizada hace que la presentación de informes sea más fácil e intuitiva gracias a procesos definidos; asegurando que los empleados del gobierno puedan evitar violaciones éticas involuntarias. Esto significa que los errores causados por una administración inadecuada, como la falta de presentación de un informe de divulgación financiera, se pueden evitar fácilmente.
Uno de los principales desafíos con el cumplimiento del estándar específico de conducta ética es el cambio constante a las leyes éticas federales. Una plataforma ágil para el cumplimiento significa que siempre estará lista para responder a las nuevas leyes y se mantendrá al tanto de los requisitos éticos. A pesar de esto, una preocupación que acompaña al desarrollo iterativo es el gasto, especialmente si está relacionado con el soporte intensivo de IT cada vez que necesita implementar cambios en procesos críticos para abordar políticas y demandas. Sin embargo, administrar procesos a través de una plataforma ágil como Bizagi es una solución segura y rentable. Los procesos se modelan, modifican e implementan con facilidad, ahora puede volver su atención a lo más importante, implementar la misión de la agencia.
